京石化院〔2005〕教字297号
教学档案是高校档案的重要组成部分，是反映学校教育发展与教育改革的重要依据。教学档案的管理水平也是衡量学校教学管理水平的重要标志。为了进一步加强学校本科教学工作档案的管理，根据《大发dafa888手机经典版本科教学管理工作条例》及《大发dafa888手机经典版档案管理办法》，特制定本细则。
一、教学档案管理的基本原则
（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体等材料均属教学档案。
（二）教学档案管理是教学管理的重要组成部分，应纳入教学工作计划、教学管理制度及各级管理人员岗位职责，作为考核教学管理水平的标准之一。教学档案管理要做到“四同步”，即：下达教学任务与提出文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查材料形成积累情况同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业设计（论文）、教学成果与审查、验收档案材料同步；考评教学管理与考评教学档案管理工作同步。
（三）教学档案工作实行统一领导、分级管理，教务处和各教学院（系、部）要明确分管档案工作的负责人，配备相应的专职或兼职的档案管理人员，统一管理本部门的教学档案，并按学校规定定期向学校综合档案室移交。
（四）归档的教学材料必须有参考价值和凭证作用，遵循其自然形成规律，保持有机联系，保证系统、完整、准确。
（五）教学档案的保存年限按其档案材料的保存价值分为永久保存、长期保存、短期保存和临时保存四类。永久保存类保存期为50年以上；长期保存类保存期为50年；短期保存类保存期为15年；临时保存类保存期为6年。确定保存期的一般原则为：
1．凡是在教学过程、教学改革、教学研究等方面，具有长远利用价值的教学档案，应永久保存。
2．凡是在一定时期内具有利用价值的教学档案，应长期保存或短期保存。
3．凡是在现阶段内具有利用价值的教学档案，可作临时保存。
4．凡是介于两种保存期限之间的教学档案，其保存期限一律从长。
5．工作中形成的各种具体文件档案应先按照档案分类规定中的预定保存期进行管理，并应定期（一般为一至二年）进行清理，以决定最终的保存期类别。最终确定为永久保存和长期保存的档案材料应按时移交学校综合档案室。在预定保存期结束时，各种档案必须首先经过专人清理，并确定是否解除保存状态。
二、教学档案的形成与管理
在学校统一领导和协调下，教学档案由学校职能处室、教学院（系、部）、系（教研室）和实验室（中心）分级、分工负责管理。
（一）教学档案实行三级管理
第一级：校级管理。在教学工作中形成的各种教学档案，应按照《各部门归档范围及保管期限》中的规定，及时将有关档案移交学校综合档案室统一保管和开发利用。
第二级：二级单位管理。除按规定移交学校综合档案室的档案外，学校教务处、教学工作评估办公室等职能处室，以及教学院（系、部）在教学及管理工作中形成的，对学校的教学及管理工作有保存价值的档案，由相关职能处室，以及教学院（系、部）保管和开发利用。
第三级：基层组织管理。除向上级部门移交的档案外，各系（教研室）、实验室（中心）在教学工作中形成的，对学校的教学及管理工作有保存价值的档案，由各系（教研室）、实验室（中心）保管和利用。
（二）各单位应设立教学档案专柜，做好防火、防盗、防晒、防潮、防尘、防蛀工作。
（三）各单位在布置工作时，应同时向教师和工作人员布置归档范围和归档时间，在检查教学工作进度时要检查档案的收集和整理情况，在总结工作时要把档案的收集、整理和归档情况作为其中一项内容，验收工作时要同时验收档案。
各单位的档案管理人员要在工作中随时收集和积累教学档案材料，并定期整理，按要求及时移交档案，并科学、规范、安全地保管好自存档案。
（四）各单位要建立档案的借阅制度，设立档案借阅登记簿，及时催还。借出的档案需要续借者要重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应进行必要的说服教育和批评，责令归还借阅的档案。调离本单位和退休人员在办理手续前，必须清还档案。
（五）各单位的档案管理人员工作变动时，首先要做好档案交接工作，在检查验收后，方可办理工作变动手续。新的档案管理人员上岗，所在单位应及时通知学校综合档案室。
三、教学档案的归档流程及要求
（一）形成积累
1．每个新学年开始后，学校教学管理部门、教学院（系、部）布置形成积累教学材料的任务，并将其落实到各项工作中。
2．各岗位人员积累教学文件材料，并定期整理。
（二）整理组卷
1．学校实行由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各部门的档案管理人员整理、立卷。
2．根据教学材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的材料组成一卷，同一内容的材料数量过多时可分别组成若干卷，每卷不超过150页。也可以根据文件材料的内在联系，对问题单一、文件较少的按不同内容组成薄卷。
3．卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。
4．卷内材料一律拆除金属物，以右侧、底边为齐，左侧装订。对破损的材料应进行修补。
5．各种材料大小均为A4纸，文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内。
6．按顺序编排页号，无论单面或双面只要有文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。
7．将卷内文件目录、案卷封面所要求的项目按要求录入学校档案软件管理系统中，填写卷内备考表。
8．归档的教学材料必须字迹工整（禁止圆珠笔、复写字迹），格式统一，签字盖章手续完备。
（三）归档验收
1．如档案需要移交时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全，排列书写是否符合要求，标题是否确切。凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。
2．填写移交目录一式两份，详细注明检查人、移交人、接收人姓名及交接时间，双方各执一份。
3．按照学校的规定向学校综合档案室移交档案。
四、教学档案的归档范围和保存期限
教学档案主要包括教学文件档案、教务档案、教师业务档案及学生学籍档案四类。教务处、各教学院（系、部）等二级单位应按下列范围进行归档管理；各教学基层组织教学档案的归档范围，由各二级单位负责制定实施细则。
（一）教学文件档案
1．教务处存档内容：
（1）上级文件。上级教育行政主管部门下达的指令性及指导性文件。包括有关教学与教学管理的文件、制度、办法、规定、条例、要求、通知、意见、批复、会议纪要、工作简报等。
预定保存期限：永久保存。
（2）学校文件。学校制定和下发的有关教学与教学管理的各种材料。包括学校制定的教学规章制度、办法、规定、条例、通知、意见，以及人才培养方案、教学大纲、教学改革方案、评估方案、工作总结、会议纪要、工作简报、奖惩决定和学籍处理决定等。
预定保存期限：永久保存。
（3）教务处文件。由教务处发出的有关教学与教学管理的部门规章、通知、规定、办法、意见，向上级的请示和上级的批复、与其他部门来往的函件，以及本部门的工作规划（计划）、工作总结、调研报告、统计报表、项目论证报告、教学研究材料、有关教学工作的会议纪要、教学座谈会纪要等。
预定保存期限：长期保存。
（4）各教学院（系、部）文件。由各项规章制度规定的须向教务处备案的由各教学院（系、部）制定的有关教学与教学管理的部门规章、通知、岗位职责，以及请示及批复、与其他部门来往的函件，各种规划、工作计划、工作总结、调研报告、统计报表、各种教学建设项目申请书、教学研究项目书等。
预定保存期限：短期保存。
2．教学院（系、部）存档内容：
（1）由学校或教务处发文转发的各类上级文件。
（2）学校文件。
（3）教务处文件。
（4）教学院（系、部）自身制定的有关教学与教学管理的部门规章、通知、岗位职责，以及请示及批复、与其他部门来往的函件，各种规划、工作计划、工作总结、调研报告、统计报表、各种教学建设项目申请书、教学研究项目书等。
预定保存期限：（1）～（4）项均为短期保存。
（二）教务档案
1．教务处存档内容：
（1）校历、教学计划变动审批材料、学期教学执行计划、教学任务书、教学进程安排、课程表、实验（上机）课程安排、教学日历、开课目录。
（2）学科专业建设规划、论证、申报、审批、评估、考核、总结等材料。
（3）实验室建设规划、论证、审批、评估、考核、总结等材料。
（4）课程建设规划、申报、检查、评估等材料。
（5）有关教学评估、评价、信息统计等材料。
（6）教育教学改革和研究项目管理及成果材料。
（7）教材建设材料：本校教师主编教材、自编讲义、实验教材、实习实验指导书的样本，教材选用审批记录、教材适用性评价分析报告等材料。
（8）教学大事记、教学简报及信息、动态等材料。
（9）毕业设计（论文）题目汇总材料、评估材料等。
（10）学科竞赛、评奖、评优等材料。
（11）调课审批材料。
（12）学生选课材料。
（13）考试安排表。
（14）教学工作量核算材料。
预定保存期限：（1）～（10）项为短期保存；（11）～（14）项为临时保存。
2．教学院（系、部）存档内容：
（1）校历、教学计划变动审批材料、学期教学执行计划、教学任务书、教学进程安排、课程表、实验（上机）课程安排、教学日历、开课目录；
（2）学科专业建设规划、论证、申报、审批、评估、考核、总结等材料。
（3）实验室建设规划、论证、审批、评估、考核、总结材料，
（4）课程建设规划、申报、检查、评估等材料。
（5）师资建设规划、计划、方案、培训、考核、总结等材料。
（6）毕业设计（论文）的有关材料。
（7）有关教学评估、评价、信息统计等材料。
（8）教育教学改革和研究项目管理及成果材料。
（9）教材建设材料：本校教师主编教材、自编讲义、实验教材、实习实验指导书的样本、教材选用审批记录、教材适用性评价分析报告等材料。
（10）试卷申报表、监考记录、记分册、成绩单、试卷分析、课程总结等课程教学与管理档案材料。
（11）实习的计划、总结、工作日志、学生实习报告等材料。
（12）实验、课程设计的指导书、指导记录、成果等材料。
（13）实验日志，仪器设备和低值耐用品的帐卡、实验仪器设备使用记录、维护记录、实验项目卡、信息采集报表等材料。
（14）仪器设备购置计划、报告、经费分配方案、采购及管理等材料。
（15）调课审批材料。
（16）学生选课材料。
（17）考试安排表。
（18）教学工作量核算材料。
预定保存期限：（1）～（13）项为短期保存；（13）～（18）项为临时保存。
（三）教师业务档案
1．教务处存档内容：
（1）教师自然情况。
（2）教师教学工作及教学效果评价材料。
（3）教师从事教育教学研究情况的材料。
（4）教师奖惩情况。
（5）教师进修、培训、学习情况。
预定保存期限：（1）～（5）项为长期保存。
2．教学院（系、部）存档内容：
与教务处存档的（1）～（5）项内容相同。
预定保存期限：（1）～（5）项均为长期保存。
（四）学生学籍档案
1．教务处存档内容：
（1）学生毕业成绩单；
（2）学生名册、学生学籍变更材料、学生入学和学期注册材料、学籍变动报表报盘等材料。
（3）学生毕业资格审查、学士学位授予资格审查及毕业生学历电子注册等材料。
（4）新生录取材料、新生名单、新生学籍报盘等材料。
（5）学生学期课程成绩单、全国大学外语考试成绩单、计算机等级考试成绩单及学生体质健康标准测试成绩单。
（6）学生奖惩材料。
（7）招生计划、简章。
（8）定向生、委培生的计划、合同、协议及学生名单等材料。
预定保存期限：（1）～（4）项为永久保存；（5）～（6）项为长期保存；（7）～（8）项为临时保存。
2．教学院（系、部）存档内容：
（1）学生毕业成绩单。
（2）学生名册、学生学籍变更材料、学生入学和学期注册材料、学籍变动材料等。
（3）学生毕业资格审查、学士学位授予资格审查材料。
（4）学生学期课程成绩单、全国大学外语考试成绩单、计算机等级考试成绩单及学生体质健康标准测试成绩单。
（5）学生奖惩材料。
预定保存期限：（1）～（3）项为长期保存；（4）～（5）项为短期保存。
1995年9月制定
2005年9月修订